Har du styr på virksomhedens papirer og bilag, til når du skal lave moms, regnskab og lignende? I de fleste danske firmaer vrimler det med papirer af forskellig karakter og det er smart, hvis du fra start får dem kategoriseret korrekt.
Du bør have skabe, reoler og mapper til at holde styr på det hele. Det er desværre et område mange små virksomheder og iværksættere forsømmer. Byggefaget kommer derfor med gode råd til, hvordan du kan få bedre styr på virksomhedens papirer.
Start med at købe skabe og reoler til kontoret
Når du er selvstændig erhvervsdrivende eller ansvarlig for en afdeling, er det et lovkrav du har styr på dit regnskab og det indebærer de bilag der understøtter det du indberetter. Mange vælger at have revisor til opgaven, hvorved man kan aflægge en stor del af ansvaret. Specielt fordi de typisk vil have alle de nødvendige bilag og papirer hos sig.
Men vælger du selv at stå for regnskabet, er der ekstra god grund til at holde styr på sagerne. De fleste selvstændige glemmer desværre, at man skal opbevare gamle bilag i flere år, selvom de kan fylde en masse.
Start med at få købt skabe og reoler til dit kontor, så du nemt kan få kategoriseret og herefter gemt papirerne væk. Alt andet giver kun uorden og kaos. Hvad du bør vælge afhænger meget af kontorets størrelse og dine behov. Men skabe vil typisk fylde mindst og fungere bedst, når papirer og mapper skal gemmes væk.
Husk på at papirer kan omfatte mange ting og i denne artikel har vi primært fokus på bilag til regnskab, da det er den mest typiske problemstilling. Men det kunne lige så vel være fortrolige dokumenter, samarbejdsaftaler med partner og lignende, som du ikke ønsker skal ligge fremme.
Uanset hvad du bør få skabt en professionel virksomhed, ved at opbevare det diskret i fx skabe eller reoler – og få dem kategoriseret i mapper så tingene nemt kan findes igen.
Mapper er nøglen
Der er ingen tvivl om at mapper er nøglen til at få styr på firmaets mange papirer. Uden er det næsten en umulig opgave og du kan selv frit inddele dine mapper i kategorier. Det kunne være ét par til bilag, én til regnskab, én til samarbejdsaftaler etc.
Mulighederne er mange og du ved selv hvad der er bedst for dig, men får du ikke gjort noget ved det, kan det hurtigt blive uoverskueligt når du har drevet selvstændig virksomhed i 4-5 år. Det er trods alt de færreste der tydeligt kan huske så mange år tilbage i tiden.